Účetnictví krok za krokem, 3. díl - Účetní doklady

Zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů. Účetní doklady musí obsahovat předepsané náležitosti a jsou základním a nejdůležitějším nástrojem průkaznosti v účetnictví. Hospodářská operace se stává účetním případem pouze tehdy, je-li doložena účetním dokladem.

Náležitosti účetních dokladů

Základní náležitosti účetních dokladů jsou minimem údajů, které stanoví zákon o účetnictví. Pokud některá náležitost chybí, nemůže se takový doklad považovat za průkazný.

Účetní doklad tedy musí obsahovat:

• Označení účetního dokladu,
• Obsah účetního případu a jeho účastníky,
• Peněžní částku nebo informaci o ceně za jednotku a množství jednotek,
• Okamžik vyhotovení účetního dokladu,
• Okamžik uskutečnění účetní operace, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
• Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. (Podpisy je možné nahradit podpisovým kódem či symbolem za podmínky, že je veden seznam používaných symbolů a zkratek)

Význam účetních dokladů

• Informují o vzniku hospodářské operace
• zaznamenávají hospodářskou operaci
• ověřují hospodářskou operaci
• prokazují uskutečnění hospodářské operace.

V souladu se zákonem o účetnictví jsou povinny účetní jednotky vést účetnictví úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. Pro průkaznost účetnictví má význam kontrola účetních dokladů z hlediska formální a věcné správnosti. Věcnou správnost obvykle ověřují účastníci účetního případu (ti, co účetní případ nařídili, např. jednatel), formální správnost obvykle kontroluje účetní. Účetní doklady jako by měly být vyhotoveny bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti. Účetní doklady mohou mít kromě papírové formy také podobu elektronickou, za splnění podmínky, že účetní doklad musí být průkazný.

Druhy účetních dokladů:

• Vnitřní doklady zachycují pohyb majetkových složek uvnitř účetní jednotky. Jsou to příjemky, výdejky, pokladní doklady, různé vnitřní účetní doklady, inventární karta,…
• Vnější doklady dokumentují hospodářské operace ze styku podniku s vnějším okolím, jsou určeny k odeslání mimo podnik nebo naopak do účetní jednotky přicházejí zvenčí.
• Jednotlivé doklady dokumentují jediný účetní případ nebo několik stejnorodých účetních případů, které se uskutečnily v jednom dni. Jsou to např. výdejka, příjemka, jednotlivá faktura.
• Sběrné doklady shrnují stejnorodé účetní případy jednotlivých účetních dokladů za určitý časový úsek (týden, měsíc, čtvrtletí), aby mohly být zaúčtovány najednou. Např. sběrná výdejka za měsíc, souhrn tržeb za týden,…

Oběh účetních dokladů

Proces oběhu účetního dokladu od vystavení nebo odbdržení po archivaci neprobíhá ve všech účetních jednotkách stejně. V jednoduché organizační struktuže bude formalizovaný oběh dokladů ztrácet smysl. V účetních jednotkách , kde je složitá organizační struktura, je stanoveníí pravidel oběhu účetních dokladů nutné.

Postup oběhu dokladů lze znároznit takto:

1. Přezkoušení správnosti – kontrolujeme účetní doklad z hlediska věcné stránky, která se týká správnosti údajů na účetním dokladu a z hlediska formální stránky, která se zaměřuje na ověření úplnosti náležistí účetního dokladu.
2. Příprava k zaúčtování – třídění dokladů dle druhu (přijaté faktury, vydané faktury, bankvoní výpisy,…), označení dokladů (přidělení určitého číselného případně abecedního označení), evidence (zápis do účetníh knih či agend)
3. Zaúčtování dokladů – evidence účetního zápisu do účetních knih
4. Úschova dokladů – založení do šanonů, archivačních krabic,…

Pro dnešek je to vše a příště se dozvíte,

• co je to daňová evidence, kdo ji používá a jak se v ní pracuje.