Na co nezapomenout při sestavování účetní závěrky

Má-li účetní jednotka povinný audit, je běžné, že auditor kontroluje zda bylo v rámci závěrky vše správně účetně zachyceno. Účetní jednotky, které nemají povinný audit si musí kontrolu provést sami. V hektickém období účetních závěrek se snadno na něco zapomene. Co vše je potřeba provést a zkontrolovat shrnuje článek.

Jsou zaúčtované všechny běžné účetní operace

Před tím než začneme účtovat závěrkové operace je potřeba zkontrolovat zda jsme nezapomněli na nějakou operaci běžného účetního období. Projdeme si účetní doklady, zda někde neleží na stole nějaká nezaúčtované faktura nebo předpis od pojišťovny, u kterého jsme si nebyli jisti za co je odložili ho na později. Projdeme pravidelné měsíční fakturace zda nechybí faktura od dodavatele za některé období. V praxi nejčastěji chybí ta poslední - prosincová. Pokud chybí, tak jí buď vyžádáme od dodavatele. Pokud nás tlačí čas vytvoříme dohadnou položku. Prověříme, že máme zaúčtované předpisy na nájemné, na pojistky a další pravidelné platby.

Zjistíme zda jsme vystavili všechny faktury, ale i předpisy na nájemné, proúčtovali nároky na bonusy i skonta ať už jsme na jakékoliv straně.

Ujistíme se, že neúčtujeme na zrušený účet. A že všechny účty použité v účetnictví se správně promítají ve výkazech.

Projdeme si výpis z účtu zda máme správně zaúčtované všechny položky na výpise. A zda k nějaké platbě nechybí podklad. Zůstatek na účtech 221 Účet 221 - Bankovní účty (Aktivní) 221 musí odpovídat zůstatkům na výpise z účtu.

Projdeme všechny pokladní doklady jestli respektují limit zákona 254/2004 Sb. o omezení plateb v hotovosti 270 000 Kč. Účet 211 Účet 211 - Pokladna (Aktivní) 211 musí souhlasit s pokladní knihou a nesmí vykazovat haléřové zůstatky - musí odpovídat platně používaným bankovkám a mincím. Pokladna nesmí vykazovat záporný zůstatek. Příliš vysoký kladný zůstatek, zvlášť pokud neodpovídá realitě, je také problém. Většinou jde o signál, že jednatel či společník vybírá z firemního účtu prostředky, které použije pro soukromou potřebu nebo nedoloží doklady.

Kontrola salda

Nejprve projdeme zůstatky na účtech záloh tj. 314 Účet 314 - Poskytnuté zálohy - dlouhodobé a krátkodobé (Aktivní) 314 a 324 Účet 324 - Přijaté provozní zálohy (Pasivní) 324. V praxi je poměrně běžné, že dojde k zaplacení zálohové faktury, ale koncový doklad již není zaúčtován. Takovéto doklady musíme vyžádat od dodavatelů a zaúčtovat. Pokud máme na účtě 314 Účet 314 - Poskytnuté zálohy - dlouhodobé a krátkodobé (Aktivní) 314 nějaké dlouhodobé vratné zálohy tzv. kauce, měli bychom jejich výši ověřit podle smlouvy. Zároveň je vhodné analyticky rozdělit běžné krátkodobé poskytnuté zálohy od dlouhodobých. Zkontrolujeme také, zda na účtě 314 Účet 314 - Poskytnuté zálohy - dlouhodobé a krátkodobé (Aktivní) 314 nemáme omylem zaúčtované zálohy na dlouhodobý majetek (patří na účty skupiny 05x) nebo na zásoby (patří na účty skupiny 15x) a případně je přeúčtujeme.

V případě přijatých záloh od odběratelů na účtě 324 Účet 324 - Přijaté provozní zálohy (Pasivní) 324 je třeba ověřit, zda je vše co mělo být vyfakturována opravdu vyfakturováno. Pokud v účetnictví zůstávají nějaké přijaté zálohy na budoucí práce, zda byl řádně vystaven daňový doklad a odvedeno DPH v odůvodněných důvodech. Dlouhodobé přijaté zálohy např. přijaté kauce je třeba přeúčtovat na účet 475 Účet 475 - Dlouhodobé přijaté zálohy (Pasivní) 475 - Dlouhodobé přijaté zálohy. Na účet 324 Účet 324 - Přijaté provozní zálohy (Pasivní) 324 patří pouze krátkodobé přijaté zálohy.

Účet 321 Účet 321 - Dodavatelé - závazky z obchodních vztahů (Pasivní) 321 musí souhlasit stav účtu, saldo a evidence přijatých faktur. Projdeme závazky po splatnosti, zda již nezanikly např. nedošlo k zápočtu, dohodě o narovnání či jinému právnímu zániku, o kterém jsme nebyli informováni. Právně zaniklé závazky účetně odepíšeme proti účtu 648 Účet 648 - Ostatní provozní výnosy (Výnosový - daňový) 648. Zvláštní pozornost věnujeme závazků více než 30 měsíců po splatnosti. Pokud v účetnictví evidujeme takovéto závazky, je třeba si připravit jejich seznam jako podklad pro zpracování daňového přiznání.

Také účet 311 Účet 311 - Pohledávky z obchodních vztahů (Aktivní) 311 porovnáme se saldem a evidencí vystavených faktur. Odepíšeme případné drobné nedoplatky či přeplatky, které účetní jednotka nemá v úmyslu právně vymáhat. Projdeme pohledávky po splatnosti a vytvoříme k nim opravné položky. U neauditované firmy je vhodné se zaměřit především na pohledávky, ke kterým lze tvořit zákonné opravné položky dle § 8 až § 8c Zákona 593/1992 Sb. o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů. Projdeme si opravné položky z minulosti na účtě 391 Účet 391 - Opravná položka k pohledávkám (Aktivní) 391, zda již nebyla pohledávka uhrazena či jinak nezanikla a nenastal důvod zrušit opravnou položkou a případně i odepsat pohledávku.

Operace s majetkem

V rámci účetní závěrky je třeba prověřit zůstatek na účtech 041 Účet 041 - Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku (Aktivní) 041 a 042 Účet 042 - Pořízení dlouhodobého hmotného majetku (Aktivní) 042 zda zde nemáme nějaký nezařazený majetek, který by již měl být zařazen. Na těchto účtech může zůstat pouze prokazatelně nedokončený dlouhodobý majetek.

Účet 511 Účet 511 - Opravy a udržování (Nákladový - daňový) 511 projdeme položkově, zda zde nemáme evidované opravy, které mají spíše charakter technického zhodnocení. Ať již technické zhodnocení v průběhu roku účtujeme na 042 Účet 042 - Pořízení dlouhodobého hmotného majetku (Aktivní) 042 nebo 511 Účet 511 - Opravy a udržování (Nákladový - daňový) 511, provedeme kontrolu hodnoty a příslušná zaúčtování. Buď zařadíme technické zhodnocení majetku nebo přeúčtujeme do nákladů. Technické zhodnocení s hodnotou nižší než 40 tisíc Kč se má v souladu s účetními předpisy účtovat na účet 548 Účet 548 - Ostatní provozní náklady (Nákladový - daňový) 548.

Porovnáme účetní evidenci majetku s výsledky fyzické inventarizace a zaúčtujeme případné rozdíly.

Položkově projdeme účet 518 Účet 518 - Ostatní služby (Nákladový - daňový) 518 zda zde nemáme nějaký dlouhodobý nehmotný majetek či jeho technického zhodnocení např. webové stránky a jejich úpravy, tvorbu e-shopu a jeho úpravy, domény s vyšší cenou než 60 tisíc Kč, ocenitelná práva, licence apod.

Vytváříme-li nehmotný či hmotný majetek ve vlastní režii je potřeba provést aktivaci vlastních nákladů např. mzdy vývojových pracovníků (při tvorbě software) nebo stavebních dělníků (při stavbě nemovité věci).

V neposlední řadě zaúčtujeme odpisy majetku. Pozor účetní odpisy nelze přerušit ani neuplatnit. Je proto třeba je zaúčtovat vždy, i když daňové odpisy budeme přerušovat nebo neuplatňovat.

Zásoby

Ať již účtujete zásoby metodou A nebo metodou B, vždy musí existovat skladová evidence (příjemky a výdejky) a musí být provedena fyzická inventarizace. Výsledky inventarizace porovná osoba odpovědná za vedení skladu se skladovou evidencí a vyčíslí rozdíly - manka a přebytky. Účetní musí inventarizační rozdíly zaúčtovat. Dále je třeba zaúčtovat i materiál na cestě a nevyfakturované dodávky. A to i v případě účtování skladů metodou B.

V případě vedení skladů metodou B je třeba rozpustit hodnotu skladu k 1.1. a zaúčtovat hodnotu skladu k 31.12.

V praxi se velmi často zapomíná na zaúčtování nedokončené výroby. Ke vzniku nedokončené výroby může dojít nejen u výrobních firem a zakázkové výroby, ale běžně i ve stavebnictví. Nedokončená výroba neboli tzv. rozpracovanosti vznikají i v sektoru služeb např. u dlouhodobých oprav, auditů, vývoje software na zakázku apod.

Závěrkové operace

Zaúčtujeme časové rozlišení nákladů a výnosů. Vytvoříme dohadné položky na náklady a výnosy a rozpustíme nevyčerpané dohady z loňska. V praxi se nejčastěji vytvářejí dohadné položky na energie (nákladové u nájemce, výnosové u pronajímatele), na nevyúčtované náhrady od pojišťovny (výnosy), případně na výnosy za práce, které již započali, ale v souladu se smlouvou se budou fakturovat až v příštím období.

Časové rozlišení provádíme tam, kde víme jistě období i částku. Dohadné položky vytváříme k nákladům a výnosům, u nichž víme období, do kterého patří, ale přesná výše částky nám není známa a jen jí odhadujeme.

Přeceníme pohledávky a závazky a také devizové účty a valutové pokladny kurzem k 31.12. a zaúčtujeme kurzové rozdíly.

Zaúčtujeme všechny daně vzniklé v daném období např. silniční daň, daň z nemovitých věcí apod. Pokud evidujeme nějaké přeplatky, požádáme o jejich vrácení. Provedeme přeúčtování DPH v rámci účtu 343 Účet 343 - DPH - Daň z přidané hodnoty (Aktivní i Pasivní) 343.

V rámci závěrky provedeme inventarizaci účtů při níž si zdokladujeme zůstatek všech rozvahových účtů použitých v účetnictví. Zvlášť se zaměříme na účty 042 Účet 042 - Pořízení dlouhodobého hmotného majetku (Aktivní) 042, 261 Účet 261 - Peníze na cestě (Aktivní) 261, 395 Účet 395 - Vnitřní zúčtování (Aktivní) 395, 111 Účet 111 - Pořízení materiálu (Aktivní) 111 a jejich zůstatky.

U výsledkových účtů (nákladových a výnosových) zkontrolujeme správnost účtování jednotlivých položek.

V rámci účetní závěrky provedeme zaúčtování základního kapitálu a jeho změny. Porovnáme údaje uvedené v obchodním rejstříku na www.justice.cz s údaji v účetnictví. Je možné, že v průběhu roku došlo ke změnám, které nejsou zachycené v účetnictví např. splacení nesplaceného kapitálu, změny ve složení vlastníků apod.

Zúčtujeme zůstatek na účtě 431 Účet 431 - Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení (Pasivní) 431 - Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení. A to buď podle rozhodnutí valné hromady nebo pokud do konce účetního období nerozhodla přeúčtujeme zůstatek na účet 428 Účet 428 - Nerozdělený zisk minulých let (Pasivní) 428 (Nerozdělený zisk minulých let) resp. 429 Účet 429 - Neuhrazená ztráta minulých let (Pasivní) 429 (Neuhrazená ztráta minulých let).

Na závěr je potřeba nezapomenout zaúčtovat daň z příjmů. A samozřejmě zkontrolovat zda se rovnají aktiva a pasiva v rozvaze.

Účetní jednotky, které mají povinný audit musí samozřejmě provést ještě další operace - vytvořit účetní opravné položky a rezervy, spočítat a zaúčtovat odloženou daň apod. Účetní jednotky, které nemají povinný audit tyto účetní metody použijí přiměřeně, tak aby respektovali metodu věrného zobrazení.

Checklist účetní závěrky

• mám zaúčtované všechny doklady
• zůstatek na účtech 221 Účet 221 - Bankovní účty (Aktivní) 221 odpovídá zůstatku v bance dle výpisu
• zůstatek na účtě 211 Účet 211 - Pokladna (Aktivní) 211 odpovídá zůstatku v pokladně, není záporný a je v celých korunách
• pokladní doklady splňují limit 270 000 Kč
• saldo účtů 314 Účet 314 - Poskytnuté zálohy - dlouhodobé a krátkodobé (Aktivní) 314, 324 Účet 324 - Přijaté provozní zálohy (Pasivní) 324, 311 Účet 311 - Pohledávky z obchodních vztahů (Aktivní) 311, 321 Účet 321 - Dodavatelé - závazky z obchodních vztahů (Pasivní) 321 odpovídá účetnictví a realitě
• zaniklé závazky jsou zúčtované nebo odepsané
• mám sepsané závazky 30 měsíců po splatnosti jako podklad pro daňové přiznání
• opravné položky k pohledávkám po splatnosti jsou vytvořené, zrušené staré opravné položky
• jsou odepsané zaniklé a promlčené pohledávky
• veškerý majetek včetně technického zhodnocení je zařazen
• na účtech 511 Účet 511 - Opravy a udržování (Nákladový - daňový) 511 a 518 Účet 518 - Ostatní služby (Nákladový - daňový) 518 není dlouhodobý majetek ani jeho technické zhodnocení
• náklady na tvorbu majetku vlastní činností jsou aktivované
• odpisy jsou zaúčtované
• mám zaúčtovaná manka a přebytky, nevyfakturované dodávky a materiál na cestě
• u skladů metodou B mám zúčtovaný stav skladu k 1.1. a k 31.12.
• nedokončená výroba je zaúčtovaná
• dohadné položky jsou vytvořené, loňské rozpuštěné
• časové rozlišení je zaúčtované k nákladům i výnosům
• všechny daně vč. silniční daň jsou zaúčtované
• mám přeúčtované DPH na účtě 343 Účet 343 - DPH - Daň z přidané hodnoty (Aktivní i Pasivní) 343
• kurzové rozdíly u pohledávek, závazků, pokladny, účtů v cizí měně jsou zaúčtované
• zůstatky na 042 Účet 042 - Pořízení dlouhodobého hmotného majetku (Aktivní) 042, 261 Účet 261 - Peníze na cestě (Aktivní) 261, 395 Účet 395 - Vnitřní zúčtování (Aktivní) 395, 111 Účet 111 - Pořízení materiálu (Aktivní) 111  jsou zkontrolované a odpovídají realitě
• účet 431 Účet 431 - Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení (Pasivní) 431 nevykazuje zůstatek - hospodářský výsledek minulého období je zaúčtován
• základní kapitál a jeho změny jsou zaúčtované
• mám zinventarizované všechny rozvahové účty a zdůvodněný jejich zůstatek
• mám zkontrolované všechny pohyby na nákladových a výsledkových účtech
• zaúčtoval jsem daň z příjmů
• aktiva a pasiva se rovnají

Článek napsala: Zuzana Bartůšková, daňová poradkyně

Chcete vědět o účetnictví a daních víc?
Navštivte kurz autorky http://www.ucetnictvibezstarosti.eu/kurzy/