Spolupráce mezi účetní a klientem:jak si ušetřit mnoho času

Založili jste novou firmu a hledáte externí účetní? Nebo jste si doteď vedli účetnictví své firmy svépomocí a teď už nestíháte? Se stávající účetní nejste spokojeni a chtěli byste oslovit externí účetní novou? Začátek roku je nejlepší příležitostí pro takovéto změny. V dnešním článku si zodpovíme otázky o vzájemné spolupráci mezi externí účetní a klientem.

Proč je nejlepší předat účetnictví na začátku roku?

Pro daňová přiznání, závěrku, mzdové výkazy atd. musí účetní zaevidovat veškeré doklady od začátku roku do konce. Pokud předáváte účetnictví v průběhu roku, může se stát, že za první měsíce zaplatíte za účetní služby dvakrát. Neboť nejprve budete platit účetní stávající a po převedení agendy k jiné účetní znovu zaplatíte za doúčtování dokladů účetní nové.

Jak zvolit termíny schůzek, předávání dokladů?

Pro daňová přiznání a daňové výkazy existují pevné termíny stanovené finanční správou. Na základě těchto termínů musí mít účetní k dispozici veškeré podklady pro zpracování a včasné odevzdání. V tomto ohledu by měla mít účetní hlavní slovo stanovení termínu, do kdy musí být doklady předány. Další oblastí je zpracování mezd a slazení se systémem firmy, kdy mají výplatní termín, aby do tohoto data byly mzdy připraveny. V případě navázání nebo naopak rozvázání pracovního poměru neopomíjejte termín přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění, který je do 8 dnů změny pracovního poměru.

Jak ulehčit administrativu ze strany klienta?

Mnoho klientů může mít pocit, že v případě, kdy si účetnictví  nechává zpracovávat profesionální účetní firmou, nemusí se starat o žádnou administrativu spojenou s účetnictvím, pouze předá hromadu dokladů a vše je vyřízeno. V tomto případě pak nahrává možné chybovosti v systému vedeného účetnictví a zbytečně stráveného času a vydané energie nad dohledáváním, řešením, další a další vysvětlující komunikací. Alespoň některé zásady by měl klient dodržovat při vystavování, střádání a přijímání dokladů.

• Systém číslování dokladů vydaných – faktury/pokladní doklady, které si klient vystavuje sám by měly mít jednotnou číselnou řadu. Nejlépe je označit doklad v prvních dvou číslech rokem, ke kterému faktury náleží.

   

  Např. FAV160001 – tato faktura značí první fakturu vydanou v roce 2016. Počet nul si firma stanoví podle očekávaného množství faktur vydaných za daný rok.

• Variabilní symboly – variabilní symbol (jak u dokladů vydaných, tak u dokladů přijatých) je pro účetní poznávacím znamením, která faktura byla uhrazena nebo za kterou fakturu přišla úhrada na účet. Většinou se variabilní symbol shoduje s číslem faktury. Není to však stoprocentní pravidlo.
  Na příkladě si ukážeme důležitost uvedených variabilních symbolů: Firma A přijala tři faktury od svého dodavatele. Faktury se shodují v ceně. Jedna faktura byla firmou A řádně zaplacena z bankovního účtu bez uvedeného variabilního symbolu z faktury přijaté. Dvě faktury uhrazeny nebyly. Bankovní výpis i faktury byly předány účetní. Ta pak bez uvedeného variabilního symbolu u platby nedokáže identifikovat fakturu, která uhrazená byla. Tato podobná situace může nastat i u faktur vydaných. To jestli odběratel uvede u platby variabilní symbol z Vaší faktury však neovlivníte. V těchto případech se pak množí práce nejen účetní, ale i Vám, neboť účetní bude požadovat vysvětlení, aby si mohla platbu správně spárovat s fakturou.
• Vysvětlení položek na dokladu – bude-li na dokladu uvedena jako položka např. „tiskárna xyz“ každá účetní bude vědět, co tato položka znamená. Bude-li však na dokladu uvedeno „GT8X za 20 000 Kč“ nebude účetní vědět, zda se jedná o materiál nebo o majetek atd. Nehledě na to, že nedokáže posoudit, zda tato položka souvisí s činností firmy a může být zanesena do daňového nákladu. Pokud k takovéto faktuře vložíte lísteček s poznámkou, co tato položka znamená, opět ušetříte drahocenný čas oběma stranám.
   
• Doklady hrazené v hotovosti – mít jednu složku pro doklady, které byly hrazeny z/do pokladny. Předejdete tak chybě, kdy účetní bude očekávat úhradu z/na bankovní účet, kde neproběhne a faktura pak bude v účetním programu vypadat jako neuhrazená.
   
• Doklady předávat kompletní – v případě, že účetní při účtování bankovního výpisu narazí na platbu (jak vydanou, tak přijatou), ke které nemá doklad, pak nejprve kontroluje, zda doklad opravdu nemá a opět nastává časová prodleva a zbytečná komunikace mezi účetní a klientem, někdy i se třetí stranou – dodavatelem, aby vystavil kopii dokladu.
   
• Výběry z bankovního účtu – majitelé korporací občas nemohou pochopit, že peníze na bankovním účtu společnosti nejsou tak úplně jejich a nemohou s nimi nakládat na soukromé výdaje. Každý výběr z bankovního účtu by měl proto okomentovat – např. výběr do pokladny (oproti příjmovému pokladnímu dokladu) nebo doložit dokladem, který byl vybranou sumou peněz uhrazen. S vybranou částkou není ani tak jednoduché zacházet jako s půjčkou společníkovi. K této půjčce byl měl být správně stanoven běžný úrok a samozřejmě by měla být administrativně podložena smlouvou.

Jak zjednodušit práci a ulehčit administrativu ze strany účetní?

• Pozitivní přístup a srozumitelná komunikace s klientem – někdy se stává, že klient by rád spolupracoval pečlivě a správně, jen neporozumí řeči a požadavkům své účetní. Každá účetní by si měla uvědomit, že pán, který vede strojírenskou firmu, pani, která podniká ve zdravotnictví nebo mladý člověk, který si založil novou firmu většinou nerozumí účetním termínům, ba dokonce např. neumí ani vystavit svoji první fakturu. Čas, který účetní věnuje srozumitelnému vysvětlení a nastavení požadovaného systému spolupráce, bude určitě prospěšný pro eliminaci časových ztrát a nezřídka kdy i úlevou od stresujících situací nesplněných termínů, ztracených dokladů, atd.
   
• Včasné účtování dokladů – podle množství dokladů klienta by si účetní měla zvolit systém účtování. Bude-li doklady účtovat denně, jednou týdně, měsíčně, atd. Jestliže účetní shromažďuje doklady a nezpracovává, pak je samozřejmě těžké pro klienta v červenci vysvětlit platbu, která na bankovním účtu proběhla v lednu.
   
• Komunikace s klientem v případě potřeby – jestliže účetní narazí na problém nebo nejasnost, ke které nemá doklad nebo např. zjistí, že klient neuhradil dodavatelskou fakturu včas, ačkoliv ví, že jindy se mu takovéto prodlevy nestávají, pak by se měla s klientem spojit a zjistit, jak se věci mají. Mnohdy je tento způsob nejjednodušší a nejméně časově náročný pro všechny zúčastněné.

Tento článek bych uzavřela myšlenkou, že jednou z nejdůležitějších věcí ve spolupráci mezi externí účetní a klientem je kvalitní komunikace. Jak účetní, tak klient se svému oboru věnují dnes a denně, používají termíny, které jsou ostatním profesím nesrozumitelné. Obě strany by si toto měli uvědomit a na svého partnera hovořit tak, aby porozuměl a pokud možno se tvářit příjemně a vysvětlovat trpělivě. V mnoha  případech nastává situace, kdy ačkoliv se jedna strana snaží, druhá strana nespolupracuje vůbec. V takovém případě je taková spolupráce časově i nervově dost náročná a možná i správný čas na její ukončení.

V dnešní době také můžete využít moderní technologie a nabídky softwarů, které umožňují přenos veškerých dokladů elektronicky.

Článek můžeme dále doplňovat o další zkušenosti, popřípadě rady, jak jste kdy řešily problémové případy ve spolupráci se svým klientem nebo se svou účetní. Neváhejte se s námi proto v komentářích nebo ve zprávách o své zážitky podělit.