Chyby při účetní uzávěrce, kterých je třeba se vyvarovat

Blíží se konec roku a pro účtárny toto období znamená obavu z přesčasů kvůli úkonům spojeným s účetní uzávěrkou. Složitost účetní uzávěrky je způsobena i díky prováděným úkonům, které jsou specifické pro konec roku a nejsou tedy běžnou denní rutinou, ale provádějí se pouze jedenkrát za rok. Protože nikdo není dokonalý, ani účetní nejsou, mohou v této účetní fázi vzniknout chyby. Budeme rádi, pokud Vám náš článek pomůže a některým chybám se díky němu vyvarujete. Toto téma může být velice široké a je možné, že se budete potýkat s nejedním problémem spojeným s účetní uzávěrkou.

Pokud byste potřebovali podrobněji rozebrat situaci účetní uzávěrky, se kterou si nevíte rady, neváhejte nám toto téma sdělit a je možné, že se na něj blíže zaměříme v některém z následujících článků. Zároveň může být pro všechny užitečné, podělit se na našich stránkách nebo na našem facebooku, se kterou nepříjemností jste se při sestavování účetní uzávěrky setkali a jak jste tento problém vyřešili.

1) Inventarizace

• Fyzická (dlouhodobý majetek, zásoby, pokladna). Nejzávažnější chybou u fyzické inventarizace je její neprovedení vůbec. Na základě neprovedené fyzické inventarizace se nemohou zaúčtovat inventarizační rozdíly, které ovlivňují výši aktiv, pasiv, náklady a výnosy a tím i výši hospodářského výsledku a výpočet daně z příjmu. Pokud se fyzická inventarizace provádí pouze formálně a opisují se výsledky z minulých let nebo nevznikají žádné inventarizační rozdíly, je to ten samý případ, jakoby se inventarizace neprovedla vůbec. Fyzickou inventarizaci by měla provádět nezávislá osoba, aby nemohly být zkresleny výsledky.

• Dokladová – nezbytností dokladové inventury je její podložení příslušnými dokumenty (výčetka pokladní hotovosti, výpis z účtu, saldo, zápis z fyzické inventury, atd.). Důsledkem je opět nezjištění a nezaúčtování inventurních rozdílů. Navíc vznikají chyby v účetnictví a tím nepřesné informace pro vedení podniku nebo pro kolegy. Nezapomínejte ani na podpisy osob zodpovědných za inventurní soupisy.

2) Dlouhodobý majetek

Veškerý majetek pořízený a zaúčtovaný na skupině 04 by měl být do data účetní závěrky zařazen do majetku firmy. Pokud tak neučiníte, neprovedete ani odepisování tohoto majetku, tím zkreslujete hodnotu nákladů. U dlouhodobého odepisovaného majetku by neměly mít účetní a daňové odpisy stejnou hodnotu. Pro věrný obraz účetnictví by účetní odpisy měly být stanoveny na základě skutečné doby, po kterou se bude majetek používat. Například služební automobil obchodního zástupce bude mít kratší dobu používání oproti služebnímu automobilu účetní pracovnice, která ho bude používat 1x týdně na cesty na úřady.

3) Zásoby

Chybou je nevytvořit opravné položky k zásobám. Jde převážně o zboží, které ztrácí svou hodnotu, která je uvedena v účetnictví. Například zboží, které se může kazit. Pokud nevytvoříme opravnou položku, máme pak v účetnictví zanesenou hodnotu vyšší a tím zvyšujeme hospodářský výsledek. Také pozor na poskytnuté záloh na zásoby – neúčtují se na účet 314 Účet 314 - Poskytnuté zálohy - dlouhodobé a krátkodobé (Aktivní) 314, ale na účet 151 Účet 151 - Poskytnuté zálohy na materiál (Aktivní) 151.

4) Nedokončená výroba

Účetnictví musí plnit vykazovací povinnost v průběhu celého roku, nejen na konci účetního období. Proto by se o nedokončené výrobě mělo účtovat každý měsíc, jestliže má firma zakázky, u nichž jejich výrobní cyklus přesahuje jeden měsíc. Nedokončená výroba vzniká nejen u firem s výrobním zaměřením, ale také u služeb. Například u projektování, oprav, atp.

5) Pohledávky

Podmínky pro tvorbu daňově uznatelných opravných položek k pohledávkám:

• splatné od 1. 1. 199 Účet 199 - Opravná položka k zálohám na zvířata (Aktivní) 1995
• nepromlčené
• musí být zaneseny v účetnictví
• bylo o nich účtování při jejich vzniku ve výnosech, zdaněných běžnou daní z příjmu
• výpočet z rozvahové hodnoty

Opravné položky k pohledávkám, které již byly uhrazeny, musíte rozpustit.

Kontroly prováděné při uzávěrkových činnostech

• zůstatek na bankovním účtu musí odpovídat poslednímu bankovnímu výpisu (provádět kontrolu zůstatku účtu 221 Účet 221 - Bankovní účty (Aktivní) 221 s bankovním výpisem se vyplácí pravidelně v průběhu celého roku).
• zůstatek peněz v pokladně musí souhlasit s pokladní knihou.
• účty, které by měly mít konečný zůstatek 0 Kč: 261 Účet 261 - Peníze na cestě (Aktivní) 261, 395 Účet 395 - Vnitřní zúčtování (Aktivní) 395, 111 Účet 111 - Pořízení materiálu (Aktivní) 111, 131 Účet 131 - Pořízení zboží (Aktivní) 131
• porovnat výsledky fyzické inventury s konečnými zůstatky na účtech 112 Účet 112 - Materiál na skladě (Aktivní) 112, 132 Účet 132 - Zboží na skladě a v prodejnách (Aktivní) 132, 211 Účet 211 - Pokladna (Aktivní) 211 atd. (hlavně účty zásob na skladech).
• Kontrola účtu 314 Účet 314 - Poskytnuté zálohy - dlouhodobé a krátkodobé (Aktivní) 314, zda byly započteny zálohy k přijatým fakturám.
• Účet 331 Účet 331 - Zaměstnanci (Pasivní) 331, kontrola zda souhlasí hodnota účtu se skutečným stavem, na tomto účtu by měla být pouze prosincová výplata zaměstnanců.
• účty, na které se zapomíná: 552 Účet 552 - Tvorba a zúčtování rezerv podle zvláštních právních předpisů (Nákladový - daňový) 552, 554 Účet 554 - Tvorba a zúčtování ostatních rezerv (Nákladový - nedaňový) 554, 555 Účet 555 - Tvorba a zúčtování komplexních nákladů příštích období (Nákladový - daňový) 555, 558 Účet 558 - Tvorba a zúčtování zákonných opravných položek v provozní činnosti (Nákladový - daňový) 558, 559 Účet 559 - Tvorba a zúčtování opravných položek v provozní činnosti (Nákladový - nedaňový) 559
• účty, u kterých se chybuje: 151 Účet 151 - Poskytnuté zálohy na materiál (Aktivní) 151 (poskytnuté zálohy na zásoby se již neúčtují na účet 314 Účet 314 - Poskytnuté zálohy - dlouhodobé a krátkodobé (Aktivní) 314), 419 Účet 419 - Změny základního kapitálu (Pasivní) 419 (základní kapitál ještě nezapsán v rejstříku), 549 Účet 549 - Manka a škody z provozní činnosti (Nákladový - daňový) 549 (manka a škody v provozní oblasti), 569 Účet 569 - Manka a škody na finančním majetku (Nákladový - daňový) 569 (manka a škody na finančním majetku).

Jak naložit s kostlivcem aneb nedohledané rozdíly

Nepodaří-li se vám k datu sestavení závěrky dohledat rozdíly u rozvahových účtů:

a)      a rozdíly nebudete dohledávat v budoucnu (rozdíl se nebude dohledávat z důvodu bezvýznamné částky nebo by náklady na dohledání byly neúměrné jejímu významu a nebo je rozdíl nedohledatelný), zaúčtujete:

b)      rozdíl budete dohledávat (bude převeden do následujícího období)

-         rozdíl odúčtujete na samostatnou analytiku rozvahového účtu

-         v účtovém rozvrhu byste měli mít uvedeno v názvu „nedohledaný rozdíl“

-         dokladem k doložení zůstatku účtu bude v tomto případě jen účetní doklad, že se jedná o zatím nedohledaný rozdíl

-         v následujícím období se snažte rozdíl dohledat, aby se kostlivec netáhl dalších 10 let.

Sestavení rozvahy a výkazu zisku a ztráty

• Rozlišení krátkodobých a dlouhodobých závazků a pohledávek a dlouhodobého a oběžného majetku.
• Záporné pohledávky a záporné závazky mění svoji vykazovací stranu. Pokud má pohledávka záporný zůstatek (stává se závazkem), vykážeme ji na stranu pasiv. Pokud má zápornou hodnotu závazek (stává se pohledávkou), vykážeme ho na straně aktiv.
• Nelze kompenzovat závazky vůči finančnímu úřadu, pokud se závazky týkají vykazování různých daní. Jestliže nám vznikne pohledávka u DPH a závazek u daně silniční, pak musíme vykázat obě položky a nelze je sečíst a vykázat pouze rozdíl.