Pěkný příklad výpočtu cestovních náhrad, jen bych řekl, že v uvedeném příkladu by zaměstnanec měl dostat za první pracovní cestu pouze 2/3 stravného, jelikož cesta netrvala déle než 18 hodin, pokud pracovní cesta byla započata v 8:00. Dále bych se chtěl zeptat, na základě čeho se určuje výše kapesného a zda je pro zaměstnavatele nějaká povinnost toto kapesné zaměstnanci vyplatit.
Cestovní výdaje a účtování cestovních náhrad
NOVINKA: Na výpočet cestovních náhrad můžete použít kalkulačku stravovného a kapesného na zahraniční cesty.
Způsob poskytování cestovních náhrad upraven zákonem č. 262/2006 Sb.,
zákoníku práce, §151 – 190
Cestovní náhrady poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci při služební pracovní cestě do zahraničí nebo po tuzemsku.
Cestovní náhrada = proplacení výdajů zaměstnavatelem zaměstnanci spojených s pracovní cestou.
Výše cestovních náhrad odpovídá stanoveným limitům:
- Pro zaměstnance nedaňový příjem (i když je často náhrada vyplácena současně se mzdou)
- Pro zaměstnavatele daňově uznatelný výdaj
Výdaje na cestovní náhrady jsou vyšší než je stanovený limit:
- Zaměstnanec musí rozdíl mezi částkou do limitu a nad limit zdanit daní z příjmu
- Zaměstnavatel nemůže tento rozdíl započíst do daňově uznatelných výdajů
Při pracovní cestě se vyplácí:
1) Prokázané náklady na: ubytování, jízdné na hromadnou dopravu, ostatní dokladované náklady
2) Náklady na osobní vozidlo, pokud zaměstnanec jede vlastním autem (typ vozidla, počet ujetých km)
3) Pevné sazby: stravné (skutečné náklady se u stravného neproplácejí), kapesné – až 40% stravného
Zahraniční sazby stravného pro vybrané státy
Země |
částka |
Dánsko |
50 EUR |
Švédsko |
50 EUR |
Německo |
45 EUR |
Rakousko |
45 EUR |
Francie |
45 EUR |
Itálie |
45 EUR |
Finsko |
45 EUR |
Belgie |
45 EUR |
Španělsko |
40 EUR |
Maďarsko |
35 EUR |
Slovensko |
35 EUR |
Velká Británie |
40 GBP |
Švýcarsko |
75 CHF |
USA |
50 USD |
Kanada |
45 USD |
U zahraničních cest se stravné krátí podle počtu hodin strávených v zahraničí (považováno od překročení hranic nebo odletem či příletem letadla)
Délka trvání pracovní cesty |
Zaměstnanci náleží |
déle než 1 hodinu |
1/3 sazby |
déle než 12 hodin |
2/3 sazby |
déle než 18 hodin |
plná sazba |
Tuzemské sazby stravného
Problematika tuzemských sazeb stravného náleží k Zákoníku práce, §163 a §176.
Délka trvání pracovní cesty |
Zaměstnanci náleží |
5-12 hodin |
69 - 82 Kč |
12-18 hodin |
104 - 125 Kč |
nad 18 hodin |
163 – 195 Kč |
Je-li zaměstnanci v průběhu pracovní cesty poskytnuto jídlo na snídani, oběd nebo večeři, krátí zaměstnavatel stravné z každé toto poskytnuté jídlo o:
70% stravného |
trvá-li pracovní cesta 5-12 hodin |
35% stravného |
trvá-li pracovní cesta 12-18 hodin |
25% stravného |
trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin |
Motorové vozidlo
Jede-li zaměstnanec na služební cestu vlastním vozidlem, náleží mu náhrada za opotřebení vozidla za každý km jízdy:
Jednostopé vozidlo |
1,00 Kč |
Dvoustopé vozidlo |
3,70 Kč |
Proplacení benzínu
- doklady o nákupu
- průměrné ceny pohonných hmot stanoveny zákoníkem práce
Druh pohonných hmot |
Cena pohonných hmot Kč/litr |
Benzin automobilový 95 oktanů |
35,90 |
Benzin automobilový 98 oktanů |
38,30 |
Motorová nafta |
36,10 |
Příklad výpočtu cestovní náhrady a účtování
Pan Jakubec jede na služební cestu do Velké Británie.
Vyzvednuta záloha 1 000 GBP (kurz 30 Kč/GBP)
Po návratu pan Jakubec přeložil doklad o ubytování bez snídaně 500 GBP
Odlet letadla: 4.4. 2013 z ČR do Británie v 5.00 hod
Přílet: 9.4.2013 z Británie do ČR v 19.00 hod
Kapesné v maximální možné daňově uznatelné výši
Vyúčtováno po návratu z pracovní cesty (kurz 31 Kč/GBP)
Výpočet cestovní náhrady
Denní limit stravného pro Velkou Británii: 40 GBP
Kapesné (až 40%) = 16 GBP denně
Celkem denně: 40+16=56 GBP
Počet dnů trvání služební cesty: 6 (den odletu i příletu zahrnoval vždy více jak 18 hodin na SC, tím pádem se tyto dny počítají jako celé pro poskytnutí stravného).
Stravné: 6x56=336 GBP
Doklad na ubytování: 500 GBP
Celkem: 836 GBP
Pan Jakubec bude vracet 164 GBP
NOVINKA: Na výpočet cestovních náhrad můžete použít kalkulačku stravovného a kapesného na zahraniční cesty.
Popis účetního případu |
Kč |
Předpis |
VPD – vyplacení zálohy na služební cestu - 1 000 GBP za 30 Kč |
30 000,- |
335Účet 335 - Pohledávky za zaměstnanci (Aktivní) / 211Účet 211 - Pokladna (Aktivní) |
VÚD – vyúčtování zálohy |
30 000,- |
333Účet 333 - Ostatní závazky vůči zaměstnancům (Pasivní) / 335Účet 335 - Pohledávky za zaměstnanci (Aktivní) |
VÚD – vyúčtování pracovní cesty – 836 GBP za 31 Kč |
25 916,- |
512Účet 512 - Cestovné (Nákladový - daňový) / 333Účet 333 - Ostatní závazky vůči zaměstnancům (Pasivní) |
VÚD – kursový zisk |
836,- |
333Účet 333 - Ostatní závazky vůči zaměstnancům (Pasivní) / 663Účet 663 - Kursové zisky (Výnosový - daňový) |
PPD – vrácení přeplatku zálohy |
5 084,- |
211Účet 211 - Pokladna (Aktivní) / 333Účet 333 - Ostatní závazky vůči zaměstnancům (Pasivní) |
VÚD – kursový zisk |
164,- |
333Účet 333 - Ostatní závazky vůči zaměstnancům (Pasivní) / 663Účet 663 - Kursové zisky (Výnosový - daňový) |