Podpis a razítko na vystavené faktuře

Jednou z častých otázek týkajících se fakturace je, zda musí být na vystavené faktuře podpis a razítko. Jsou tyto náležitosti skutečně povinné?

Každá faktura by měla obsahovat tyto povinné náležitosti podle těchto zákonů:

• zákon č. 561/1991 Sb. Zákon o účetnictví,
• zákon č. 235/2004 Sb. Zákon o dani z přidané hodnoty.

Zákon o účetnictví v § 11 Účetní doklady předepisuje povinné údaje faktury, kde v jednom z bodů je uvedeno, že účetní doklad musí obsahovat podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Tento bod může být matoucí, protože se jedná o podpisy osob na straně odběratele (např. toho, kdo případ účtuje) a nikoli na straně dodavatele. Razítko ani podpis nejsou zákonnou povinností podnikatele, podnikatel není povinen je používat v obchodním či úředním styku a faktura bez těchto náležitostí bude platná.

Faktury by však měly zachycovat skutečná dodání zboží a poskytnutí služeb, dle § 34 ZDPH by měla být zajištěna věrohodnost původu faktur, neporušenost obsahu a čitelnost faktur a to od okamžiku jejich vystavení do konce doby uchování. Pro zajištění uvedených vlastností by měl sloužit systém vnitřních kontrolních mechanismů a procesů, které dokládají spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a uskutečněným plněním→ auditní stopu.Auditní stopa znamená, že jsme schopni příslušný dokument spojit s řadou dalších dokladů, a to se smlouvou, objednávkou, dodacím listem, výdejkou materiálu, přepravním dokladem.

I přesto, že používání razítka není zákonnou povinností podnikatele, většina z podnikatelů razítko používá v obchodním styku, protože na zákazníky to působí důvěryhodněji a jsou na to zvyklí.